Az előző videóban megnézhettük, hogyan szkennelhetünk irodai környezetben. Így most már képesek vagyunk arra, hogy papíralapú dokumentumainkat digitális formában tároljuk számítógépünkön. Ne feledjük, ha sok dokumentumot szkennelünk majd, akkor célszerű lesz valamilyen iktatási formát kialakítanunk, hogy a későbbiekben a digitális anyagainkat könnyedén tudjuk azonosítani.
Ebben a videóban azt mutatjuk be, hogy a képként beszkennelt dokumentumot, hogyan juttathatjuk el partnerünknek könnyedén e-mail-ben. Ehhez mindenek előtt szükségünk lesz egy e-mail-es levelezőrendszerre. Most mi az egyik legnépszerűbb, a Google-csoport által üzemeltetett ingyenes Gmail levelezőrendszert használjuk.
Természetesen más levelezőrendszerek is használhatóak. Nagyon sok fajta levelezőrendszer működik Magyarországon is és szerte a világban, de a legtöbb hasonló elven működik, így a videó azoknak is segítséget nyújt, akik nem a Gmail rendszerét használják.
Hívjuk meg böngészőnkbe a levelezőrendszert, amelyben postafiókunk van. Tehát a böngésző URL sávjába írjuk be a levelezőrendszer webcímét. Ezután adjuk meg felhasználónevünket, majd gépeljük be a belépéshez jelszavunkat is. Ha ez megtörtént, akkor beléphetünk a postafiókunkba.
A levelezőrendszerbe való belépés után máris megkezdhetjük a levélírást. Klikkeljünk a levélírás feliratra, majd a címzetthez beírhatjuk partnerünk e-mail címét. Akár több személynek is elküldhetjük a levelet, ez esetben az e-mail címeket mindig vesszővel és egy szóközzel kell egymástól elválasztani.
Küldhetünk a levélből másolatot is, ekkor nem két címzett lesz, hanem csak egy, viszont a másik cím másolatként kapja a levelet. Gyakorlatilag hasonló, ahhoz, mint amikor két címzetthez küldjük a levelet, ennek csak esztétikai különbözősége van, ugyanis ha valakivel levelezünk, akkor a tiszteletünk jele, hogy prioritásban ő kapja meg a levelet, másolatként, pedig a további partnerek. A másolat kézbesítést a levéltest szövegében általában érdemes is megemlítenünk partnerünknek.
Ha titkos másolatot küldünk, azt nem célszerű felfednünk partnereink előtt, hiszen akkor oda a titok. Tehát, ha titkos másolatot küldünk, akkor a titkos ügyfelünk látja, hogy ki kapta meg még rajta kívül levelünket, azonban a többi partnerünk nem tudja meg, hogy rajtuk kívül még ki kapta meg a levelet.
Ha az összes partnerünk e-mail címét begépeltük, akkor fontos, hogy a levelünknek a tárgyát is megjelöljük. Illetlenség a tárgyat kitöltetlenül hagynunk, ráadásul előfordulhat, hogy egyes levelezőrendszerek az üres tárgyú levelet spam-nek nézik és nem továbbítják a címzetthez. Tehát a tárgyat mindig töltsük ki. Lehetőleg a levél tartalmára utaló rövid szöveggel.
Ezután megkezdhetjük a levelünk írását. Ne írjunk túl hosszú szöveget, mert az e-mail nem arra való. Legyünk udvariasak, és lényegre törőek. Gondoljunk arra, hogy partnerünknek is drága az ideje, tehát kerüljük a felesleges körmondatokat. Természetesen, ha barátunknak, vagy más közeli ismerősünknek írunk, akkor szabad stílusban tehetjük azt. Hivatalos ügyben – az angolszász területekkel ellentétben -, Magyarországon a tegező stílus illetlenül hangzik.
Amennyiben levelünkhöz mellékletet is csatolunk, akkor válasszuk ki a melléklet csatolása opciót, majd számítógépünk merevlemezéről válasszuk ki a megfelelő mappából a csatolandó fájlt.
A mai levelezőrendszerek általában a néhány megabájtos fájlmértet már könnyen kezelik, azonban, ha túl nagy a csatolmány, akkor előfordulhat, hogy a címzett mégsem kapja meg. Ennek többféle oka is lehet. Elképzelhető, hogy limitált a címzett bejövő levelezésének mérete, de az is előfordulhat, hogy megtelt a postaládája. Néha előfordulhat, hogy a fájl megsérül továbbítás közben. Amennyiben lehetséges, érdemes pl. képet kisebb felbontásban küldeni, így könnyebb lesz annak kezelése a „túloldalon”. A csatolmány méretétől és az adatsebességünktől függően pár pillanatig várnunk kell, míg a csatolás hozzáadódik a levelünkhöz. ha ez megtörténik, akkor általában mellékletként megjelenik a fájl neve és a mérete.
Amennyiben további fájlokat is akarunk csatolni akkor a csatolási folyamatot meg kell ismételnünk. Ha végeztünk a levélírással és a csatolással, akkor már csak el kell küldenünk a levelet. Ha nem kapunk hibaüzenetet, akkor nagy valószínűséggel sikeres volt a levélküldésünk.
Ellenőrizhetjük is ezt, ha az elküldött levelek mappába lépünk. Nyissuk meg az imént elküldött levelet, amit a rendszer archivál. Ekkor elolvashatjuk a szöveget, amit írtunk, illetve megtekinthetjük a csatolt állományt. Ha itt is rendben találunk mindent, akkor már csak abban kell reménykednünk, hogy partnereink e-mail címét helyesen adtuk meg. Ha igen, akkor ők már hamarosan láthatják levelünket. Ha a címzést esetleg elvétettük, akkor a rendszer erről egy hibaértesítést fog küldeni számunkra.
